La domanda può essere presentata telefonicamente, per e-mail o per posta. Per facilitare il lavoro all’UFAC e ai richiedenti e per evitare malintesi, si consiglia di presentare le domande per iscritto (via modulo o contatti). Le domande devono essere formulate in modo da consentire all’UFAC di identificare i documenti richiesti. A tal fine è opportuno fornire tutte le indicazioni a disposizione (ad es. data, titolo, numero di riferimento, periodo in questione, evento particolare, ambito preciso, autorità che ha allestito il documento, autorità che ha ricevuto il documento, eventuali altre autorità interessate). I richiedenti hanno la possibilità di chiedere il supporto dell’autorità competente, la quale provvederà a informarli sui documenti accessibili. L’autorità competente può invitare i richiedenti a precisare la domanda d’accesso, in particolare alla luce delle informazioni supplementari da essa fornite.
Si ha diritto ad accedere solamente ai documenti allestiti dall’UFAC o spediti ad esso a partire dal 1° luglio 2006. Inoltre questo diritto può essere limitato, fra l’altro, quando sussistono interessi pubblici o privati preponderanti. Le disposizioni della legge sulla protezione dei dati valgono anche in relazione al nuovo principio della trasparenza.
L’UFAC prende posizione entro un termine ordinario di 20 giorni dall’inoltro della domanda di accesso. Il termine può essere prorogato; in tal caso i richiedenti saranno informati della proroga.
Se l’accesso al documento è limitato, differito o negato, o se l’UFAC non ha preso posizione entro i termini legali, è possibile presentare una domanda di mediazione all’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza.
In linea di principio l’accesso ai documenti ufficiali sottostà al pagamento di un emolumento. Non vengono fatturati emolumenti inferiori a fr. 100.--. Se si presume che l’importo dell’emolumento sarà superiore a 100 franchi, i richiedenti saranno informati e dovranno confermare la loro domanda, affinché sia trattata.
