La demande d’accès peut être présentée par téléphone, par courrier ou par e-mail, mais par souci d’efficacité et afin d’éviter tout malentendu, nous recommandons d’utiliser la forme écrite (ci-joint formulaire ou possibilité de contact). La demande doit contenir des indications suffisantes pour permettre à l’OFAC d’identifier les documents sollicités. A cette fin, il est souhaitable que la demande comporte un maximum d’indications (p. ex. date, titre, numéro de référence, période concernée, événement particulier, domaine concerné, autorité qui a établi le document, autorité qui a reçu le document, autres autorités intéressées). Le demandeur peut requérir l’assistance de l’autorité compétente qui le renseignera sur les documents accessibles. Cette dernière peut inviter le demandeur à préciser sa demande d’accès, notamment sur la base des renseignements supplémentaires qu’elle lui a fournis.
Ne sont ouverts à la consultation que les documents établis par l’OFAC depuis le 1er juillet 2006 ou envoyés à l’OFAC depuis cette date. Par ailleurs, le droit d’accès aux documents est soumis à de nombreuses restrictions, notamment lorsque l’exercice de ce droit irait à l’encontre d’un intérêt public ou privé prépondérant. De plus, les prescriptions de la loi sur la protection des données restent applicables y compris dans le cadre du nouveau principe de publicité en vigueur.
L’OFAC répond en principe dans un délai de 20 jours à la demande d’accès. Ce délai peut être prolongé. Le cas échéant, les intéressés seront informés de la prolongation.
Si l’accès est limité, différé ou refusé ou si l’OFAC n’a pas répondu dans les délais légaux, une demande en médiation peut être déposée auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence.
L’accès aux documents officiels est en principe payant. Les frais inférieurs à 100 francs ne sont pas facturés. Si les coûts prévus dépassent 100 francs, les intéressés en seront informés et devront confirmer leur demande afin qu’elle soit examinée.
